仕事にEメールは必要か？そして課題管理との共通点（３）

前回はグループウェアやSNSとの関連を考えました。「仕事にEメールは必要か？そして課題管理との共通点（２）」今回はEメールを減らすことの本質と、課題管理との共通点について考えてみます。

本質は？

サイボウズさんのキャンペーンもそうだと思いますが、仕事のEメールを減らそう、ということの本質は、「効率的に仕事をしよう！」ということだと思います。同じ内容のメールがML登録者の20人に送られて、半分の10人ぐらいが読むとして、本当に読むべき人は3人ぐらいだったりすると、メールを開けて読んだ人たちの時間（この場合は７人）などを考えると相当の無駄があります。それから、重複して送られたメール自身の容量、ネットワーク帯域等の無駄もばかになりません。

しかも、メールの送信が入れ違いになってしまって、議論の内容に枝分かれができてしまったりするともう最悪です。会議のスケジューリングなどもそうですね。情報は1箇所に集めて、そこに皆が見に行き編集するのが効率的です。

これって、ソフトウェア開発の課題管理と一緒じゃん？

先日、「課題を管理するには課題管理ツールを使おう！」で触れましたが、（あ、触れてないかも、、、。ググってください、でおわらせちゃいました）、Excelで課題を管理する時の問題点ていろいろありますよね。一元管理できていないので、何が最新か分からなかったり、重複が発生したりして、無駄が多いのです。

そう、Excelでの課題管理って、MLやCCのメールで情報共有をしているのととても似ているなぁと思いました。

「Excelは表計算のツールだけれど、効率よく課題の管理をするために作られたツールじゃない。メールは情報伝達の手段だけれど、効率よく情報共有をするために作られた仕組みじゃない。」

効率よくできるものがあるのであれば、それを使った方がいいんじゃないかなぁと思います。

おわり。